Wertschätzend auf Beschwerden antworten – Möglich mit KI?

Ziel und Inhalt

Sie haben bei Antwortschreiben in Konfliktsituationen einen kleinen Zeitpuffer, um wohlüberlegte Antworten zu formulieren. Sie können das Potenzial der Sprache nutzen, um mit Korrespondenz eine wirkungsvolle Visitenkarte abzugeben.

In diesem Seminar geht es darum, Korrespondenzfälle mit schwierigem Hintergrund (Antworten auf Beschwerden oder Einsprüche, Aufforderungen an die Kunden/Geschäftspartner, Schreiben aufgrund erhöhter Heizkosten, …) zu erörtern und diplomatische Lösungswege zu entwickeln. Das Schreiben sollte einerseits informativ und unmissverständlich – andererseits aber auch empfängerorientiert und wertschätzend sein.
Da die Schreiben von Mietern mit Beschwerdecharakter immer mehr zunehmen, entsteht die Frage, ob die KI in Form von ChatGPT den MA die Antwortschreiben abnehmen kann.

Bitte bringen Sie Beispiele aus Ihrem Schreiballtag mit.

Inhalte:

• Diplomatische Korrespondenz mit KI?
  • Sprachliche Fettnäpfchen vermeiden
  • Diplomatische Antwortstrategie entwickeln
  • Möglichkeiten und Grenzen der KI
  • Sandwich überarbeiten – Emotionale Intelligenz einsetzen
• Textbausteine auf dem Prüfstand
  • Neutraler Betreff in Brief und E-Mail
  • Empfängerorientierte Anrede
  • Kurze Einleitung – Überleitung
  • Verbale Streicheleinheiten einsetzen?
  • Schlussformulierungen mit Langzeitwirkung
• Verständlichkeit des Textes
• Abwägung zwischen Leichter und Einfacher Sprache
• Verständlichkeitskriterien des Textes
  • Präzise Orientierung des Empfängerkreises
  • Einfache und kurze Sätze
  • Fachwörter mit Erläuterungen
  • Bildhafte Sprache mit Beispielen und …
  • Übersichtliches Layout
• Zeitgemäße Korrespondenz
  • Stilistische Trends in der Korrespondenz
  • E-Mail-Netiquette

Seminarziele

• Die Teilnehmenden erweitern und vertiefen ihre Kenntnisse zu zeitgemäßen Formulierungen. Sie vermeiden Fettnäpfchen und können durch einen diplomatischen Textaufbau überzeugen
• Sie stellen den Empfängerkreis in den Mittelpunkt ihrer Schreiben. Dazu nutzen sie die sprachlichen Mittel und Möglichkeiten aus. Sie verkörpern dadurch ein glaubwürdiges Engagement.
• Sie vertreten mit einer unmissverständlichen und bestimmten Sprache die Interessen des eigenen Unternehmens. Gleichzeitig können Sie mit sprachlichen Formulierungen Einfühlungsvermögen zeigen.
• Die Teilnehmenden kennen die Grundprinzipien der „Einfachen/Leichten Sprache“ und können diese je nach Zielgruppe in ihren Texten anwenden. Sie schaffen damit Transparenz.
• Die Teilnehmenden erkennen Möglichkeiten und Grenzen der KI. Sie sind in der Lage, von ChatGPT entwickelte Vorlagen den Erfordernissen einer zeitgemäßen Korrespondenz anzupassen.