Ziel und Inhalt

Protokollführung ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die Hintergrundwissen, sprachliche Souveränität und eine hohe Konzentrationsfähigkeit erfordert. In diesem Zusammenhang stellt sich gegenwärtig die Frage, ob und wie die KI zur Protokollführung genutzt werden kann.

Der Wert eines Protokolls hängt von seiner tatsächlichen Nachnutzbarkeit ab. Die entschei-dende Frage ist: Können andere und der Protokollant selbst nach einer gewissen Zeit noch präzise die Ergebnisse der Beratung erfassen? Nur so kann das Protokoll sinnvoll in den Arbeitsprozess integriert werden.
Darüber hinaus müssen Gremienprotokolle einer juristischen Prüfung standhalten.

Seminarziele:

Die Teilnehmenden erweitern ihr Wissen über die Protokollarten und deren zielgerichtete Verwendung.

Die Teilnehmenden dieses Trainings vertiefen und erweitern ihre Fähigkeiten

• Protokolle kurz, treffend und stilsicher zu verfassen,
• die wichtigen Informationen festzuhalten und
• den formalen Rahmen einzuhalten.

Sie erkennen die Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von KI bei der Protokollführung.

Die Teilnehmenden optimieren ihre Mitschreibetechniken und können dadurch ihre Konzentrationsfähigkeit steigern.
Die Teilnehmenden erweitern ihr Wissen über die juristische Korrektheit von Protokollen.

Inhalte:

• Protokollarten und deren Einsatz
  • Dokumentation und/oder Managementinstrument
  • Beweismittel und/oder Ideenrettung – Schreiben Sie das richtige Protokoll?
• Die wichtigen Informationen festhalten
  • Ergebnisse = das Wichtigste
  • Ergebnisse korrekt festhalten
  • Mitschreibetechniken optimieren
  • Prioritäten setzen – was kommt (nicht) ins Protokoll
  • Nutzung von KI – Möglichkeiten und Grenzen
• Sprachliche Exaktheit des Protokolls
  • Präzise und verbindliche Formulierungen
  • Indirekte Rede mit Konjunktiv
  • Informationen zusammenfassen
• Effektive Vorbereitung/Nachbereitung
  • Einladungsschreiben, Tagesordnung
  • Absprache mit der Moderation
  • Korrektur und Genehmigung des Protokolls
• Formale Gestaltung
  • Protokollrahmen
  • Stil und Etikette einhalten
  • Rechtliche Wirksamkeit